La gestion des fluides est essentielle dans le secteur immobilier tertiaire, car elle permet d’optimiser les consommations d’énergie et plus largement, les dépenses qui y sont liées. Si vous êtes une collectivité, vous avez donc tout intérêt à mettre en œuvre un logiciel permettant de gérer ces fluides. Toutefois, sachez que vous devrez vous conformer aux règles du secteur public, et respecter une certaine démarche dans la consultation. En pratique, vous disposez de 3 options pour vous équiper d’un logiciel de gestion des fluides.
L’appel d’offres
Cas de recours
Le recours à l’appel d’offres est rendu obligatoire dès lors que l’achat atteint les 25 000 euros HT. Pour pouvoir y procéder, vous devrez donc établir un cahier des charges, et les fournisseurs vous feront une proposition commerciale en réponse.
Modalités de mise en œuvre
La mise en œuvre d’un appel d’offres doit respecter 5 étapes clés qui consistent à identifier vos besoins, présenter votre collectivité, contextualiser la demande, établir un cahier des charges précisant vos besoins et le déroulement de la procédure, et enfin, à définir les dates butoirs de l’appel d’offres pour chaque acteur du projet.
Parmi les 3 types de consultations qui s’offrent à vous, celle-ci vous permet notamment de maîtriser l’ensemble du processus d’achat de votre logiciel de gestion des fluides et de trouver de nouveaux prestataires de service, même si elle peut être très chronophage.
L’Union des Groupements d’Achats Publics
Cas de recours
L’Union des groupements d’achats publics ou UGAP est une consultation qui s’adresse aux prestations de 25 000 euros et plus. Il s’agit d’une centrale d’achat public généraliste conçue en collaboration avec 800 éditeurs de logiciels et qui sous-traite le marché des logiciels multi-éditeurs du groupe SCC France.
Modalités de mise en œuvre
Pour en profiter, vous devrez adresser votre demande de devis à l’UGAP, qui se chargera de la transmettre à SCC. Ce dernier transmet à son tour la demande au prestataire, puis, se chargera de négocier le devis pour vous. Une fois le montant négocié et fixé, l’UGAP vous retransmettra le devis définitif.
En optant pour cette contractualisation, vous pourrez démarrer plus rapidement votre projet, puisque seul l’UGAP vous sert d’interlocuteur. Toutefois, le choix du prestataire qui s’occupera de votre logiciel de gestion des fluides ne vous revient pas directement, et il vous faudra prévoir une commission pour les services de l’UGAP.
La contractualisation de gré à gré
Cas de recours
Ce type de contractualisation est conçu pour les montants d’acquisition de moins de 25 000 euros HT. Il garantit un processus d’achat rapide et une négociation en direct avec le prestataire qui propose la meilleure solution de gestion des fluides. Par ailleurs, la contractualisation de gré à gré vous dispense de toute obligation de publicité.
Modalités de mise en œuvre
Les étapes de mise en œuvre de la consultation de gré à gré comprennent la définition de vos besoins, la recherche de prestataires, la mise en concurrence de 3 prestataires pour évaluation, le choix du prestataire et la demande de devis. Vous devrez ensuite négocier le montant de la prestation et établir un contrat avec le fournisseur.
